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Planday: Personalplanung leicht gemacht

Woche für Woche verschwenden Unternehmer in Gastronomie und Hotellerie Stunden damit, Dienstpläne zu schreiben, zu korrigieren, Ersatz für ausgefallene Mitarbeiter zu finden, Tauschanfragen zu bearbeiten und Arbeitszeiten zu dokumentieren. Kaum eine Aufgabe ist herausfordernder und kostet mehr Zeit. Zeit, die nicht für die wirklich wichtigen Dinge, wie zum Beispiel die Gastfreundschaft, bleibt. Und dann muss alles auch noch den gesetzlichen Anforderungen und Dokumentationspflichten genügen. Hilfreich sind hier Software-Lösungen, die eine einfache und intuitive Dienstplanung garantieren. In den letzten Jahren ist der Markt explodiert.

Dutzende Anbieter wollen Gastronomen helfen, Zettel und Stift oder Excel-Tabellen gegen ein maßgeschneidertes, gesetzeskonformes Programm zu tauschen. Aus Dänemark geht Planday jetzt auch in Deutschland an den Start. Der Vorteil: Planday kennt das Geschäft seit vielen Jahren und verfügt über weltweite Erfahrung. Seit 2005 bieten die Experten eine marktführende Software an, die die einfache Erstellung von Schichtplänen und die reibungslose Kommunikation mit den Mitarbeitern ermöglicht. Über 100.000 Nutzer vertrauen dem System rund um den Globus. In Deutschland setzt zum Beispiel das bekannte Steakhouse MASH in Hamburg auf Planday und freut sich darüber, dass das „Zettelchaos“ bei der Personalplanung endlich ein Ende hat und die Dienstplanerstellung einen Bruchteil der Zeit benötigt. Unternehmen, die mit dem Kassensystem von GASTROFIX arbeiten, profitieren doppelt: Denn Planday und das innovative Kassensystem sind technisch miteinander verbunden. Das garantiert noch einfachere Abläufe!

Mitarbeiter-Planung leicht

Herausforderung für Unternehmer und Führungskräfte
Die reibungslose Planung von Schichten stellt viele Unternehmen immer wieder vor große Herausforderungen. Vor allem die Erstellung von Dienstplänen sorgt oftmals für Diskussionen und birgt Konfliktpotential. Kurzfristige Änderungswünsche der Mitarbeiter oder krankheitsbedingte Ausfälle verursachen einen hohen Zeitaufwand bei der Dienstplanerstellung. Und selbst der beste Dienstplan läuft ins Leere, benötigt ein wichtiger Mitarbeiter spontan einen freien Tag.

Ein funktionierender Prozess mit einem modernen Online-Tool berücksichtigt deshalb verschiedenste Faktoren. So sollte zum Beispiel die eingeplante Mitarbeiteranzahl dem zu erwarten-den Arbeitsaufkommen entsprechen. Aber auch die Dynamik innerhalb der Teams sowie die Qualifikationen der einzelnen Mitarbeiter sind entscheidend für die Aufstellung und den Erfolg jeder Mannschaft, gerade in Gastronomie und Hotellerie. Die Berücksichtigung dieser Faktoren macht die herkömmliche Erstellung eines Dienstplans zu einer zeitintensiven, komplizierten und vielfach unübersichtlichen Arbeit. Programme, wie das von Planday, gestalten diesen Planungsprozess ab sofort effizienter. Mit der richtigen Technologie gelingt der perfekte Schichtplan im Handumdrehen, intuitiv und mit wenigen Klicks.

Immer auf dem Laufenden

Ein sinnvoller Personaleinsatz, der die Anforderungen des Unternehmens und der Mitarbeiter berücksichtigt, ist mit herkömmlichen Mitteln schwer zu erstellen. Vor allem die unterschiedlichen und wechselnden Verfügbarkeiten der Mitarbeiter erschweren eine langfristige Vorausplanung. Der erste Schritt auf dem Weg zum perfekten Dienstplan ist daher das Wissen darüber, wann die eigenen Angestellten zukünftig am wirkungsvollsten eingeteilt werden können.

Mit einer aktuellen Software erkennen Unternehmer heutzutage auf einen Blick, welcher Mitarbeiter gerade zur Verfügung steht und für einen Einsatz vorgesehen werden kann. Denn die An-gestellten teilen dem Programm immer mit, wann sie anwesend sind und welche Schichten sie künftig regelmäßig übernehmen können. So lassen sich bei der Erstellung der Zeitpläne genau die Personen einteilen, die auch wirklich zur Verfügung stehen, die arbeiten können und wollen. Selbst Urlaubstage beantragen die Mitarbeiter problemlos online. Der Vorteil: Führungskräfte erkennen bereits im Voraus, welche Kolleginnen und Kollegen an jedem Tag zur Arbeit eingesetzt werden können.

Dienstpläne online im Voraus veröffentlichen

In vielen Unternehmen werden die geplanten Schichten den Mitarbeitern zudem nur sehr kurzfristig präsentiert. Und nur wenige Firmen veröffentlichen ihre Dienstpläne überhaupt online. Für Führungskräfte und Mitarbeiter wird dadurch die tägliche Arbeit unnötig erschwert, da spontane Änderungswünsche ohne Vorlaufzeit umgesetzt werden müssen. Programme wie Planday gestalten diese Abläufe inzwischen denkbar einfach: Denn potentielle Konflikte in der Einteilung lassen sich durch die rechtzeitige Veröffentlichung bereits frühzeitig erkennen. So gehören Änderungen in letzter Minute der Vergangenheit an.

Direkte Kommunikation

Kommunikation ist der Schlüssel zur Führung eines Unternehmens im Schichtsystem. Im besten Fall erhalten Führungskräfte und die Angestellten stets einen aktuellen Überblick darüber, wer wann arbeitet und ob es Änderungen oder andere Neuigkeiten gibt. Mit den neuen Systemen zur optimalen Einsatzplanung erreichen Führungskräfte alle Mitarbeiter einfach per E-Mail oder Textnachricht, schreiben einen Angestellten oder eine bestimmte Mitarbeitergruppe ohne Umwege an.

Mit sogenannten Stempeluhrfunktionen lassen sich zudem Mitteilungen an alle Personen versenden, sobald sie sich zur Arbeit per App in den Systemen anmelden. Damit stellen Unternehmer sicher, dass alle Teammitglieder stets informiert und auf dem gleichen Stand sind. Kommunikation darf natürlich keine Einbahnstraße sein. Und so versetzt die Software auch die Mitarbeiter in die Lage, Vorgesetzte online zu erreichen. Und was noch wichtiger ist: Die Angestellten kommunizieren untereinander, um selbstständig Schichten zu tauschen oder einen kurzfristigen Ersatz zu finden. Unternehmer behalten bei allen Vorgängen stets den Überblick und können die entsprechenden Änderungen ganz einfach freigeben – die Feinabstimmung hat das Team dann bereits erledigt.

Verlässliche Dienstpläne, motivierte Mitarbeiter

Da sich die Anforderungen an Unternehmen mit Schichtsystem ständig weiter entwickeln, sollte auch die Planung des Personaleinsatzes entsprechend flexibel gestaltet werden. Für die Mitarbeiter ist aber auch die regelmäßige Einteilung in die gleichen Schichtmuster entscheidend. Wenn die Team-Mitglieder wissen,was sie erwartet, können sie sich darauf bestmöglich einstellen. Verlässlichkeit in der Dienstplanung verringert den Stress und erhöht die Einsatzbereitschaft und Motivation der Mitarbeiter. Ein konsequentes und zuverlässiges System zur Planung der Dienste reduziert ferner die durchschnittlichen Fehlzeiten und ermöglicht Teams eine noch bessere Zusammenarbeit. Und schließlich fühlen sich die Mitarbeiter durch eine berechenbare Einteilung auch sicherer, was ihre geleistete Stundenzahl und ihr Gehalt angeht. Und genau das macht sie zu besseren, motivierteren Angestellten. Innovative Unternehmer setzen daher auf eine effizientere Einteilung, Planung und Kommunikation und vertrauen auf die Unterstützung der Dienstplan-Software, wie sie zum Beispiel von Planday angeboten wird.

Kassensysteme von GASTROFIX: Professionell, sicher und stabil

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