Kassensicherungsverordnung Gastrofix

Ab dem 01. Januar 2020 gilt die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Der auch als Kassengesetz bekannte zugrundeliegende § 146a AO beinhaltet deutlich schärfere Anforderungen an Kassensysteme. Worauf es jetzt ankommt und was Sie bei Ihrer alten bzw. beim Kauf einer neuen Kasse unbedingt beachten müssen, haben wir in diesem Beitrag übersichtlich für Sie zusammengefasst.

HINWEIS: Dieser Blogpost wird kontinuierlich für Sie aktualisiert. Die Änderungen zur letzten Version haben wir orange markiert.
(Stand: Oktober 2019)

1. Was bedeutet § 146a AO für heutige und künftige Kassensysteme?

Durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen – so die vollständige Bezeichnung – ist Folgendes geregelt: Daten, die mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems, in diesem Fall also einer elektronischen Registrierkasse, erfasst werden, sind ab dem 01.01.2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) zu schützen. Diese Daten sind der Finanzverwaltung anlässlich einer Außenprüfung oder einer Nachschau über eine einheitliche digitale Schnittstelle (§ 4 KassenSichV) zur Verfügung zu stellen.

ACHTUNG: Mittlerweile hat das Bundesfinanzministerium mitgeteilt, dass am Zeitpunkt des Inkrafttretens des neuen Gesetzes (01.01.2020) festgehalten werde. Allerdings gibt es jetzt eine „Nichtbeanstandungsregelung“ bis 30.09.2020, nach der es nicht zu beanstanden ist, wenn Unternehmer zunächst keine manipulationssicheren Kassen einsetzen.

2. Was ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE)?

Eine TSE ist eine technische Sicherheitseinrichtung. Sie garantiert, dass die im Kassensystem aufgezeichneten Daten vollständig und richtig übergeben werden. Die TSE kann sowohl physisch (als Gerät) als auch cloudbasiert zur Verfügung gestellt werden. Sie muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert und abgenommen worden sein. Entweder gibt es also eine TSE vom Kassenanbieter selbst, oder aber über einen externen Hersteller bzw. Anbieter. Bisher sind nur sehr wenige TSE-Lösungen am Markt verfügbar.

Gemeinsam mit Epson hat Gastrofix im September 2019 die erste Hardware-TSE für iPad-Kassensysteme vorgestellt, die sich als Plug-and-play-Lösung ganz einfach implementieren lässt. Gastrofix wird die Einführung mit umfassenden Serviceleistungen für seine Kunden begleiten.

3. Gibt es Übergangsfristen für ältere Kassen?

Ja, aber nur für bestimmte Kassentypen und nur in geringem Umfang. Im Gesetz heißt es dazu:

Nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschaffte Registrierkassen, welche die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 26.11.2010, BStBl I 2010, 1342 erfüllen, aber bauartbedingt nicht aufrüstbar sind, so dass sie die Anforderungen des § 146a AO nicht erfüllen, dürfen längstens bis zum 31.12.2022 weiterhin verwendet werden (Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO). Die Nachweise des Vorliegens dieser Voraussetzungen sind für die jeweils eingesetzte Registrierkasse der Verfahrensdokumentation beizufügen. Von der Ausnahmeregelung des Art. 97 § 30 Abs. 3 EGAO sind PC-Kassensysteme nicht umfasst.

Das bedeutet konkret: Wer eine Kasse vor 2010 angeschafft hat, sollte sich schnellstmöglich ein neueres Modell zulegen. Wessen Kassensystem nach 2010 angeschafft wurde, der sollte bei seinem Hersteller nachfragen, ob dieser ab 01.01.2020 eine TSE anbieten kann.

Wer eine PC-basierte Kasse verwendet, kann definitiv nicht von der Ausnahmeregelung profitieren. Die Verantwortung für die Erfüllung der Anforderungen an das Kassensystem liegt letztlich beim Nutzer. Gastrofix steht Ihnen hier aber immer mit Rat und Tat zur Seite.

4. Worauf sollte ich beim Kauf jetzt besonders achten?

Garantiert mir mein aktueller Kassenanbieter oder -hersteller, dass ich meine Kasse auch über 2020 hinaus nutzen kann? Egal wie und egal welche TSE man nutzt: Seriöse Anbieter sollten in der Lage sein, Ihnen eine Garantie zu geben, dass es hinsichtlich Ihrer Kasse auch künftig zu keinerlei Problemen mit dem Finanzamt kommt.

Achten Sie außerdem darauf, dass die Administration und Erstellung der entsprechenden Reports für die Finanzbehörden nicht bei Ihnen liegt. Das sollte ihr Kassenanbieter als Serviceleistung anbieten.

5. Welche Kosten entstehen?

Klar ist: Ganz gleich,ob Ihr Anbieter eine eigene TSE entwickelt oder auf einen externen Anbieter zurückgreift – es entstehen erhebliche Kosten für die Zertifizierung. Von daher ist davon auszugehen, dass diese Kosten im Zweifelsfall auf den Endkunden – also Sie – umgeschlagen bzw. weitergeben werden.

Unsere Empfehlung:

Wählen Sie eine TSE, die sich einfach in Ihr Kassensystem implementieren lässt. Hier kann eine Hardware-Lösung mit Einmalzahlung wie der Epson-Drucker TM-m30F, in dem die TSE als physisches Modul bereits verbaut ist, durchaus die beste Wahl sein. Gastrofix plant dafür aktuell mit Preisen ab 299,– EUR inkl. telefonischer Einweisung.

Wichtig: Diese Kosten fallen pro Betrieb nur für das Master-iPad an, denn ausschließlich die Gastrofix-Hauptkasse muss über eine TSE verfügen. Alle anderen Kassen (Slaves) werden als Eingabegerät gesehen und müssen nicht aufgerüstet bzw. ersetzt werden.

6. Muss ich mein Kassensystem zukünftig anmelden?

Ja, das müssen Sie! Innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme muss die Kasse laut Gesetzestext beim zuständigen Finanzamt angemeldet werden. Dies betrifft insbesondere den Typ, das Modell, Seriennummer, Zertifizierungs-ID der TSE und auch den Einsatzort.

Kassensysteme, die vor dem 01.01.2020 angeschafft wurden, müssen bis spätestens 31.01.2020 dem Finanzamt gemeldet werden. Gleiches gilt übrigens auch für die Außerbetriebnahme von Kassensystemen.

Die Anmeldung soll künftig auch über ein Online-Interface möglich sein.

Gastrofix wird seine Kunden auch bei der Anmeldung tatkräftig unterstützen.

7. Was passiert, wenn mein Kassensystem und/oder die TSE ausfällt?

Alle Ausfallzeiten und der Grund müssen vom Steuerpflichtigen, also von Ihnen als Kassensystem-Nutzer, dokumentiert werden. Fällt zum Beispiel nur die TSE und nicht die Kasse aus, muss das auf dem Beleg (Rechnung) sichtbar sein. Hier ist also der Hersteller des Kassensystems in der Pflicht. Die gültige Belegausgabepflicht entfällt dabei jedoch nicht!

Die Kasse kann also dann vorübergehend weiter genutzt werden. Sie müssen aber dafür Sorge tragen, dass die TSE wiederhergestellt wird bzw. dass Sie alles dafür getan haben, den Ausfall zu melden bzw. zu beheben.

8. Was bedeutet die Belegausgabepflicht in der Kassensicherungsverordnung?

Jedem Kunden muss zwingend ein Kassenbeleg ausgehändigt werden! Info- oder Zwischenrechnungen sowie das Zeigen des Gesamtbelegs auf dem Kassenbildschirm oder auf der mobilen Kasse reichen dann nicht mehr aus!

Ferner ist geplant, den Beleg immer automatisch mit einem auslesbaren QR-Code zu versehen.

Hierbei gilt: Ein QR-Code vereinfacht die Belegprüfung und verringert die Wahrscheinlichkeit von Erfassungsfehlern bei einer Prüfung – eine häufige Fehlerquelle, die zu ungerechtfertigten Verdächtigungen führt.

9. Kann ich einen Beleg auch digital übermitteln?

Ja, das ist möglich. Ein Beleg bzw. eine Rechnung kann dem Gast elektronisch übermittelt werden, wenn er damit einverstanden ist. Es besteht keine Pflicht zur Empfangsbestätigung.

Allerdings müssen Sie die Druck-Option trotzdem für Kunden vorhalten, die eine gedruckte Rechnung wünschen. Ein Bondrucker ist also auch dann noch erforderlich.

10. Erstmal abwarten oder doch jetzt zuschlagen?

Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein neues System anzuschaffen, sollten Sie auf jeden Fall jetzt schon bestellen bzw. kaufen! Aufgrund der gravierenden Veränderungen ab 01.01.2020 ist mit einer Fülle von Aufträgen bei den Kassenanbietern zu rechnen. Diese werden mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit nicht alle Bestellungen gleichzeitig abarbeiten und termingerecht installieren können. Lange Wartezeiten sind die Folge, die dem Finanzamt gemeldet werden müssen. Beauftragen Sie Ihren Hersteller daher so früh wie möglich, am besten sofort!

Stand: Oktober 2019.
Technische und inhaltliche Änderungen vorbehalten. Angaben ohne Gewähr. Irrtümer, Druck- und Schreibfehler vorbehalten. © GASTROFIX GmbH.

Sind Sie auf der sicheren Seite? Wir sagen es Ihnen.


Jetzt kostenlos beraten lassen!

  • *Pflichtfeld