Kassennachschau

Kassen-Nachschau 2018

Was ist eigentlich die Kassennachschau?

Kurz vor dem Jahreswechsel haben wir noch ein wichtiges Anliegen für alle Gastronomen und Hotelliers, denn ab dem 01.01.2018 tritt das neue „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“ (BGBI 2016 I S. 3152) in Kraft. Damit einher geht auch die Legalisierung der sogenannten Kassen-Nachschau. Das bedeutet, dass der Fiskus künftig noch flexibler die „Schwarzen Schafe der Kassendokumenation“ enttarnen kann. Betriebsprüfer dürfen dazu dann ohne vorherige Ankündigung und außerhalb des eigentlichen Zeitraumes der Betriebsprüfung eine Kassen-Nachschau veranlassen. Der Unternehmer ist verpflichtet, dem jeweiligen Prüfer Zugriff zu allen Kassenaufzeichnungen und Büchern zu gewähren. Das neue Gesetz kann daher für viele richtig teuer werden.

 

Ein modernes Kassensystem sorgt für lückenlose Aufzeichnung

Laut dem Gesetz zur Einzelaufzeichnung besteht die Pflicht zum täglichen Führen eines Kassenbuchs oder Kassenberichts – auch eine tägliche Kassensturzfähigkeit muss gegeben sein. Dadurch soll vor allem der Verschleierung von Einnahmen, Kassenfehlbeträgen und fehlendem Tagesabschluss ein Riegel vorgeschoben werden. Im Gegensatz zu älteren Registrierkassen beherrschen moderne, digitale Kassen diese Einzelaufzeichnung. Das heißt, dass sie sämtliche Kasseneinnahmen und Kassenausgaben erfassen.

Tipps für die Kassenprüfung

Mit der Cloud auf der sicheren Seite

Bisherige Betriebsprüfungen werden ab dem 1. Januar 2018 durch Kassenprüfungen ergänzt. Die Betriebsprüfer bereiten sich auf diese sogenannten Kassen-Nachschauen durch Weiterbildungen explizit vor. Sie sollen so schnell erkennen können, ob im Kassensystem eine Manipulation möglich ist oder bereits stattgefunden hat.

Betrieben die bis dahin keine ordnungsgemäße Buchführung vorweisen können, droht eine Geldbuße von bis zu 25.000 Euro. Betriebsprüfer haben nämlich die Möglichkeit dann eine Außenprüfung anzuordnen, welche ohne Vorbereitung verheerend sein kann. Daher haben wir einige Tipps aufgeführt, wie Sie sich auf künftige Kassenprüfungen vorbereiten und sich entspannt zurücklehnen können.

  • Vollständigkeit: Prüfen Sie, ob bisher alle Einnahmen und Ausgaben vollständig erfasst wurden. Kontrollieren Sie, ob Rechnungen im Nachhinein geändert und wie die anderen Geschäftsfälle erfasst sind. Haben Sie den Trainingsmodus aufgezeichnet und wurden alle Z-Bon durchgängig nummeriert?
  • Sachliche Zuordnung: Überprüfen Sie, ob bisher erfasste Einnahmen und Ausgaben klar getrennt wurden. Außerdem sollten Tagesendsumme und Umsätze der Registrierkasse immer übereinstimmen. Machen Sie unternehmensrelevante Daten transparent und zu jederzeit elektronisch auswertbar.
  • Zeitliche Zuordnung: Bewahren Sie Bedienungs- und Programmieranleitung, Kassenzettel und -streifen sowie Buchhaltungsdaten mindestens 10 Jahre in chronologischer Sortierung auf.

 

 

Welchen Rechten & Pflichten unterliegen die Steuerpflichtigen grundsätzlich?

Mitwirkungspflicht

Jeder Unternehmer ist dazu verpflichtet, eine Einsichtnahme in die (elektronischen) Kassenaufzeichnungen und -buchungen zu gewähren. Gemäß § 208 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 der Abgabenordnung, sind alle Aufzeichnungen vollständig und wahrheitsgemäß offenzulegen.  

Pflicht zur Einzelaufzeichnung

Verfügt die eingesetzte Kasse nicht über die Funktion der Einzelaufzeichnung oder erfasst die Geschäftsvorfälle nicht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet, stellt das eine Ordnungswidrigkeit gem. § 379 Abs. 1 AO dar.

Mitarbeiterschulung

Nach Rücksprache mit dem Steuerberater: Schulen Sie dringend Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Datenaufzeichnung. Diese können Sie dabei unterstützen, Konformitäten einfach einzuhalten.

GoBD-Konformität und Vertrauensperson

Sind Sie als Unternehmer nicht verfügbar, stellen Sie sicher, dass die Daten trotzdem greifbar und die Kontaktdaten des Steuerprüfers auffindbar sind. Beauftragen Sie im Zweifelsfall eine Vertrauensperson, die dem Betriebsprüfer die Daten GoBD-konform vorlegen kann.

Setzen Sie auf moderne Systeme und eine ordnungsgemäße Buchführung – so können Sie dem Jahr 2018 entspannt entgegen sehen.