Warum Gastronomen ein ERP-System in ein neues Kassensystem einbinden sollten. Frau steht vor Kassensystem an Tresen.

Was sollte mein neues Kassensystem können?

Um im Gaststättengewerbe erfolgreich zu sein, müssen neue Restaurants nicht nur mit schmackhaften und qualitativ hochwertigen Gerichten überzeugen. Eine noch größere Rolle spielt der Service, denn: Zufriedene Gäste sind nach wie vor die beste Visitenkarte. Mindestens genauso schnell macht jedoch auch negative Mundpropaganda die Runde. Unaufmerksames Personal, nicht registrierte Reservierungen oder eine schlechte Vorratsplanung können für einen Betrieb schnell den Anfang vom Ende bedeuten. Um gerade in der Anfangsphase im Dschungel der Verwaltungsaufgaben nicht verloren zu gehen, stecken viele Gastronomie-Neulinge ihre Hoffnungen in ein ERP-System (Enterprise Resource Planning). Doch rentiert sich solch eine Anschaffung für Restaurantbetreiber überhaupt? Wir liefern Ihnen die Antwort.

ERP: Was ist das eigentlich?

Derartige Anwendungen sind nicht ganz leicht zu beschreiben. Schließlich handelt es sich um keine physischen Gegenstände. Um jedoch eine Vorstellung von solch einem Enterprise-Resource-Planning-System zu bekommen, denken Sie an eine Art digitale Schaltzentrale. Dort laufen Daten zusammen, die konstant abgeglichen und ausgewertet werden. Da ERP-Systeme in erster Linie für Wirtschaftsbetriebe konzipiert sind, zielen sie speziell auf eine allumfassende Effizienzsteigerung ab. Auf Basis dieser ausgewerteten Daten ist das letztendliche Ziel vor allen Dingen die Automatisierung bestimmter Prozesse. Die Anwendung ist jedoch nicht nur ein komplexes Konstrukt, das wie eine klassische Software irgendwo im Inneren einer Organisation schlummert. Mittlerweile gibt es auch Cloud-Lösungen, die sich beispielsweise an ein neues Kassensystem anknüpfen lassen, die Anwendern den mobilen Zugang ermöglichen.

Situation in der Gastronomie

KöchInnen, Patissiers & Co. wollen in ihrem Beruf in erster Linie ihre Liebe zu Lebensmitteln und Spaß an gutem Essen ausleben, um damit anderen Menschen eine Freude zu bereiten. Was aber sowohl Branchenneulinge als auch Gäste oft unterschätzen, ist der große Verwaltungsaufwand, der hinter einem professionellen Gastro-Betrieb steht. Dazu gehört unter anderem:

• Personalplanung
• Warenbeschaffung
• Buchhaltung
• Kassenprüfung
• Koordination von Reservierungen
• Pflege von Lieferantenbeziehungen

So gesehen gibt es zwischen Gasthäusern und Unternehmen in der freien Wirtschaft viele Ähnlichkeiten – speziell mit Blick auf die sieben wichtigsten Kennzahlen für Gastronomen.

Vor- und Nachteile von ERP-Systemen

Das lässt auf den ersten Blick die Vermutung zu, dass ERP-Systeme wie gemacht für Gasthäuser zu sein scheinen. Einige Vorteile sind in der Tat nicht von der Hand zu weisen:

  • Hohe Transparenz: Da solche Anwendungen auf einer zentralen Datenbasis fußen, verbessert dies das Zusammenspiel einzelner Organisationsbereiche. Davon können auch Restaurants profitieren. Denn durch den vernetzenden Charakter dieser Tools wird der Austausch von Informationen vereinheitlicht und letztendlich verbessert.
  • Effektivere Zusammenarbeit: Die bessere Transparenz vereinfacht zudem die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Da viele Abstimmungsprozesse wegfallen, kann das Team insgesamt besser kooperieren.
  • Keine lästigen Fehler: Arbeitszeiten wurden nicht korrekt erfasst oder die Führung des Kassenbuchs stimmt hinten und vorne nicht? Dann hilft ein ERP-System dabei, kleine aber zeitraubende Fehler wie diese nachhaltig zu eliminieren. Da Informationen einmalig erfasst und danach automatisch verarbeitet und geprüft werden, kann es nicht mehr passieren, dass sprichwörtlich viele Köche den Brei verderben.

Gibt es auch Nachteile?

Ein gravierender Nachteil sind die hohen Kosten einer solchen ERP-Lösung. Schließlich sind die Systeme alleinstehend sehr umfangreich und damit auch mit großem Implementierungsaufwand verbunden. Denn um von diesem Werkzeug tatsächlich zu profitieren, müssen alle Angestellten mit ihm umgehen können – das kann eine relative lange Einarbeitungsphase nach sich ziehen. Eingebunden in ein neues Kassensystem ist der Vorgang wesentlich einfacher.

Der Profit

Grundsätzlich können ERP-Systeme auch in der Gastronomie bei kleinteiligen sowie datenintensiven Aufgaben viele Erleichterungen mit sich bringen und so die generelle Abstimmung verbessern. Für Branchenneulinge oder kleinere Restaurants ist solch ein Tool schon allein aufgrund der hohen Kosten eher nicht zu empfehlen. Größere Betriebe hingegen, die hohe Gewinne einfahren, können von diesen Anwendungen stärker profitieren und eine Einführung in Betracht ziehen.

Dies ist ein Gastbeitrag von erp-software.online

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