Laut einem Urteil des Europäischen Gerichtshofs von Mai 2019 ist künftig jedes Unternehmen verpflichtet, eine Arbeitszeiterfassung zu gewährleisten. Feiert die Stechuhr jetzt also ihr Comeback? Wir haben dazu ausgewählte Anbieter digitaler Tools unter die Lupe genommen und mit Experte Florian Klima gesprochen.

Titel Gastrofix-Magazin Ausgabe 4 (Personalmangel) RGBDieser Artikel stammt aus der aktuellen Ausgabe von Restaurant Digital World. Sie hat das Schwerpunktthema Personalmangel und gibt GastronomInnen Tipps, wie Digitalisierung bei diesem Mega-Problem helfen kann. Hier können Sie die gesamte Ausgabe lesen.

Digitale Arbeitszeiterfassung? Ja, bitte!

Verschmierte Dienstpläne, fehlerhafte Lohnabrechnung, ungerechte Urlaubsplanung: Eine veraltete Personalorganisation mit mangelhafter Arbeitszeiterfassung kostet jeden Tag Nerven und führt bei den Mitarbeitenden schnell zu Unzufriedenheit. Doch in Zeiten knapper werdender Fachkräfte ist es für Gastro-Unternehmen geradezu überlebenswichtig, ihre Mitarbeitenden langfristig zu binden. Das klappt aber nur, wenn diese auch gerne zur Arbeit kommen.

Basis dafür ist neben gerechter Bezahlung und Wertschätzung auch eine professionelle Organisation, um den Personaleinsatz bestmöglich zu strukturieren. Und zwar für beide Seiten. Hinzu kommen diverse Gesetze, Regeln und Dokumentationen, die es penibel zu beachten gilt, will man nicht hohe Strafzahlungen riskieren.

Helfen können hier moderne Programme, mit denen sich dieser wichtige Bereich unter Einhaltung der geltenden Vorschriften relativ einfach digitalisieren und optimieren lässt. Dazu zählt auch die neue Regelung zur Arbeitszeiterfassung.

Wir haben fünf digitale Tools zur Arbeitszeiterfassung und Personaleinsatzplanung unter die Lupe genommen (zum Vergrößern klicken):

Anbietervergleich Arbeitszeiterfassung Personaleinsatzplanung

Mehr Ordnung, mehr Struktur

Einer der führenden Anbieter auf diesem Gebiet ist die Vertical Cloud Solution GmbH. Das Unternehmen aus Darmstadt hat mit Gastromatic eine nach eigenen Angaben ganzheitliche digitale Software zur Personalorganisation im Gastgewerbe entwickelt. Sie deckt die fünf Bereiche Dienstplanung, Urlaubsplanung, Auswertung, Lohnabrechnung und Arbeitszeiterfassung ab. „Mit diesem Produkt bilden wir die gesamte Wertschöpfungskette von der Personalakte bis zum Lohn ab. Außerdem steigern wir die Produktivität im Betrieb“, erklärt Florian Klima, Mitgründer und Geschäftsführer des 2013 gegründeten Start-ups. Es wurde 2017 mit dem Hessischen Gründerpreises ausgezeichnet.

In Klimas Augen sind es vor allem zwei Faktoren, mit denen Gastromatic dieses Ziel erreicht: Übersichtlichkeit in der Darstellung und einfache Bedienung. „Denn dadurch kann jeder Mitarbeitende genau erkennen, was aktuell ansteht – für ihn selbst, sein Team und die Belegschaft insgesamt.“

Gastrofix Blogpost Arbeitszeiterfassung Experte Florian Klima

Florian Klima, Mitgründer und Geschäftsführer der Vertical Cloud Solution GmbH

Durch den Einsatz solcher Software lässt sich also mehr Ordnung und Struktur in die tägliche Zusammenarbeit bringen. Das hat durchaus eine positive Wirkung auf das Arbeitsklima und kann zur Mitarbeiterbindung beitragen. Gleichzeitig sei eine professionelle Personalorganisation aber auch ein guter Mehrwert, um sich nach außen von der Konkurrenz abzugrenzen, so zum Beispiel bei der Personalsuche.

Denn die junge Generation, so Klima, sehe in ihrer Arbeit nicht mehr nur ein Mittel zum Geldverdienen. Stattdessen ginge es vielen Menschen heute mehr darum, die eigene Zeit nicht zu verschwenden und möglichst sinnvoll einzusetzen, Verantwortung zu tragen und dafür Anerkennung zu erhalten. Da ist eine faire und ausgewogene Personalplanung, die Zeit spart, administrative Abläufe vereinfacht und es den Mitarbeitenden erleichtert, sich auf ihre eigentliche Arbeit zu konzentrieren, sicher hilfreich.

Gesetzeslage wird gecheckt

Und als wäre das noch nicht verlockend genug, umwirbt Klima die Geschäftsleute aus dem Gastgewerbe mit einem weiteren gewichtigen Argument: Geld. Denn durch eine digitalisierte Personaleinsatzplanung müssten diese ja eben nicht mehr jede Woche etliche Stunden über komplizierten Dienstplänen oder der Arbeitszeiterfassung brüten, die dann – Irren ist menschlich – doch wieder nicht optimal seien und wichtige Kennzahlen wie Umsätze und Stoßzeiten außer Acht ließen.

Gleichzeitig, und das ist bei der zunehmenden Bürokratisierung der Branche tatsächlich eine gewaltige Erleichterung, prüft Gastromatic automatisch auch die ordnungsgemäße Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, zum Beispiel beim Mindestlohn, bei den Arbeitszeiten oder den Pausen. Bei Nichteinhaltung werden Nutzende umgehend vom Programm gewarnt.

Wer nicht gleich seine gesamte Personaleinsatzplanung umstellen, sondern nur seine Arbeitszeiterfassung digitalisieren will, kann diese Funktion einfach bei seinem GASTROFIX-Kassensystem hinzubuchen. Wie einfach die Arbeitszeiterfassung bei GASTROFIX funktioniert, zeigt dieses Video:

Mit gutem Beispiel voran

Das entwickelnde Unternehmen macht vor, wie es geht: Der Leitspruch in der Firmenzentrale in Darmstadt lautet „Gemeinsames Arbeiten neu denken“. Neben flachen Hierarchien und agiler Zusammenarbeit soll auch der Einsatz der eigenen Software für ein besseres Miteinander sorgen. Quasi als realistischste aller Blaupausen für die Kundschaft. „Das Tolle an unserem Tool ist, dass es die Kommunikation zwischen den verschiedenen Bereichen deutlich vereinfacht. Mitarbeitende werden so automatisch stärker mit einbezogen, können Wünsche äußern und treten in den direkten Austausch mit der Führungsetage“, erklärt Klima. „Davon profitiert das gesamte Unternehmen.“

Bei der steigenden Anzahl von Anbietern mussten sich die Gründer jedoch erst einmal ihren Markt suchen. Sie spezialisierten sich letztlich auf das Gastgewerbe und haben die Entscheidung bisher nie bereut. Heute ist das 50-köpfige Team in der Lage, die Software auf so gut wie jeden Betrieb in der Gastro-Branche passgenau einzustellen. „Preislich spielen wir ungefähr in einer Liga mit den Mitbewerbern. Allerdings sind wir mit Gastromatic gerade im Bereich Dienstplanung sehr flexibel und können so auch komplexeren Anforderungen gerecht werden.“ Als weiteren Vorteil nennt Klima das Design. So erhielten er und sein Team immer wieder Lob für die optisch ansprechende Oberfläche und intuitive Bedienung. Beides sei heute sehr wichtig, damit die Mitarbeitenden gerne mit dem Tool arbeiteten.

So ist das mit der Digitalisierung: Das Neue muss immer auch dem Auge gefallen, um das Alte zu verdrängen. Ansonsten bleiben viele weiter bei Stift und Zettel.

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